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Mitarbeiter (m/w/d) für Sekretariatsaufgaben und für die zentrale Verscanstelle

Die Stadt Kempten (Allgäu) sucht für das Bauverwaltungs- und Bauordnungsamt
im Bürger-Service-Bauen zur baldmöglichen Wiederbesetzung einen

 Mitarbeiter (m/w/d) für Sekretariatsaufgaben und für die zentrale Verscanstelle
 

Es handelt sich um eine unbefristete Teilzeitstelle mit 19,5 Wochenstunden, die
möglichst an 5 Tagen, vormittags, eingebracht werden sollten.

Bewertung:    EG 5 TVöD

 

Aufgabengebiet:

  • Registrierung aller Anträge in Bausachen und Erfassung aller Stammdaten, insbesondere im GIS
  • Versendung von Bescheiden, Eingangsbestätigungen und sonstigen Mitteilungen
  • Abwicklung sämtlicher Gebühren, insbesondere Buchungen in INFOMA
  • Erteilen einfacher allgemeiner Auskünfte an Bauherren und Beteiligte über Verfahrensstand und Verfahrensablauf (telefonisch und im Parteiverkehr)
  • Fertigung von Bescheinigungen nach dem WEG sowie Ausfertigung der dazugehörigen Pläne (siegeln) und Gebühreneinzug
  • Anlegen, Führen und Überwachen der Wiedervorlagen; Stammdatenpflege
  • Erstellung von Statistiken
  • Bearbeitung von Ersuchen auf Akteneinsichten
  • Bearbeitung von Anfragen zum Baumschutz für verschiedene Dienststellen der Stadtverwaltung
  • Im Vertretungsfall: Vorbereitung der Präsentationen für den Planungs- und Bauausschuss (PowerPoint), Teilnahme an den Sitzungen und Protokollerstellung für die Tagesordnungspunkte des Sachgebietes

 

Mit der geplanten Einführung einer zentralen elektronischen Verscanstelle für den „Bürger-Service-Bauen“ umfasst das Aufgabengebiet zukünftig auch folgende Aufgaben in Vertretung und zur Unterstützung:

 

• Bearbeitung der Scan-Post

• Qualitäts- und Nachkontrolle der gescannten Dokumente

• Elektronische Postverteilung

• Einscannen und teilweise Klassifizierung von Dokumenten

• Organisation der Zwischenablage der gescannten Dokumente

 

Voraussetzungen:

  • abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
  • strukturierte, gewissenhafte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Freude am Organisieren
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • gute EDV-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und Outlook
  • äußerst ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie ein sicheres und freundliches Auftreten
  • die Einführung der elektronischen Archivierung/digitale Aktenführung bedingt die Bereitschaft, sich in EDV-technische Lösungsmöglichkeiten einzuarbeiten und der Verbesserung und Anpassung an besondere Erfordernisse der Bauakten mitzuwirken.
  • Die digitale Ablage bzw. Archivierung und Kopplung an GIS/ProBauG erfordert strukturierte Verfahrenskenntnisse, bzw. die Bereitschaft, sich diese anzueignen.

 

Wir bieten:

 

•        einen interessanten, abwechslungsreichen Arbeitsplatz in Kempten (Allgäu)

•        zahlreiche attraktive Sozialleistungen z.B. Zuschuss für den öffentlichen

         Personennahverkehr, vermögenswirksame Leistungen, Jahressonderzahlung

•        ein betriebliches System zur leistungsorientierten Bezahlung

•        eine attraktive betriebliche Altersvorsorge

•        30 Tage Jahresurlaub

•        gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie dank flexibler Arbeitszeiten

•        Weiterbildungsmöglichkeiten durch interne und externe Fortbildungen

•        eine verantwortungsvolle Tätigkeit im Team mit selbständiger Arbeitsweise

 

Die Gleichstellung von Frauen und Männern ist uns ebenso ein Anliegen wie die Inklusion von Menschen mit Behinderung. Schwerbehinderte werden bei ansonsten gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Bewerberinnen und Bewerbern aller Nationalitäten.

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bitte bis 20.07.2019 per E-Mail an bewerbung@kempten.de Bitte beachten Sie, dass die Dateigröße insgesamt 10 MB nicht übersteigen sollte.

 

Für Rückfragen steht der Sachgebietsleiter, Herr Schmid, Telefon 0831/25 25-528 gerne zur Verfügung.

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